Hace apenas unos años, causaba cierta sorpresa que un empleado abandonara su oficina en busca de tranquilidad, concentración o una atmósfera más creativa e inspiradora. Sin embargo, en nuestro país cada vez son más las personas que, gracias a las facilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, trabajan desde cualquier lugar -cafeterías, bibliotecas, centros de coworkingm etc. Son los llamados terceros espacios, lugares que combinan la atmósfera acogedora del hogar -primer espacio- con la eficacia de las oficinas -segundo espacio-
En este contexto, algunas compañías han decidido dar un paso adelante y habilitar estos terceros espacios dentro de sus propias instalaciones. Las cafeterías y comedores corporativos se erigen como una clara alternativa y dejan de ser lugares que permanecen vacíos y desaprovechados durante horas. Dejan de ser ese lugar al que sólo acudimos cuando queremos tomar un café o comer, y se transforman en lo que denominamos workcafé.
Un workcafé es un espacio que conecta a las personas con sus compañeros, su trabajo y su organización. Al contrario que un comedor corporativo convencional, este concepto combina espacios donde trabajar con otros, donde comer y aumentar la productividad y el bienestar de los trabajadores de manera cuantificable.
Se trata de que estos utilicen unas instalaciones más acogedoras e informales para actividades relacionadas con el trabajo. El workcafé fusiona una atmósfera estimulante y relajante, con el alto grado de tecnología y confort que se espera de una oficina y ofrece diversas tipologías de espacios, que van desde entornos individuales hasta zonas habilitadas para grupos grandes.
Cómo diseñarlo
Cuando nos planteamos el diseño de un workcafé para que realmente resulte un lugar eficaz y productivo, debemos tener en cuenta que no podemos quedarnos en la anécdota: un buen café, acceso a Internet, mobiliario adecuado…
Desde el punto de vista tecnológico, es fundamental que los trabajadores dispongan de determinados servicios como el acceso a la red eléctrica y a una red wifi de alta calidad, soporte para las presentaciones, sistemas de reserva electrónica… La tecnología permite a los trabajadores locales y remotos compartir información, crear contenido, colaborar eficazmente y disfrutar de una mejor experiencia.
El objetivo de un workcafé es hacer que el empleado se sienta como en casa; por lo tanto, el diseño, la iluminación, el mobiliario, los colores, materiales, el aroma e, incluso, la música, deben ayudar a conseguir esa atmósfera de paz acogedora que cada uno encuentra en su propio hogar. Al igual que en las cafeterías tradicionales, también debería haber revistas, periódicos y un tablón de anuncios, que puede ser sustituido por un panel multimedia donde se informe de las noticias más recientes de la empresa. Esto último ayuda a los empleados a sentirse conectados, pues les permite estar al tanto de lo que hacen sus compañeros y, como resultado, sentir que pertenecen a la marca.
El acceso a impresoras, material de oficina, servicio de consigna, asistencia técnica, alimentos y conserje in situ son otros elementos que contribuyen a trabajar en este entorno en condiciones óptimas. El objetivo en última instancia de los servicios de soporte es hacer que los trabajadores se sientan conectados, tanto con la organización, como entre ellos mismos. Los empleados determinan el valor que su compañía les otorga en la medida que se sienten bienvenidos y respaldados.
Pero si algo caracteriza a un workcafé es que ofrece una amplia variedad de espacios entre los que poder elegir y adoptar así la postura que más se adecúa al gusto del usuario -de pie, sentado o lounge-; utilizar el canal de comunicación más óptimo -videoconferencia o presencial- o seleccionar el nivel de privacidad deseado -zonas habilitadas para la concentración, salas abiertas para reuniones de grupo, etc.-.
Diversidad de espacios
Esta diversidad de espacios es muy importante para que los trabajadores puedan decidir dónde trabajar. Y esta elección debe realizarse no sólo en función de la tarea que tienen que llevar a cabo, sino también basándose en su estado de ánimo.
Un ambiente distendido y puestos de trabajo de alto rendimiento es una combinación que a priori puede resultar imposible, pero la experiencia nos demuestra que no sólo es viable, sino que podría ser una opción muy rentable para la mayoría de las organizaciones. Su uso se extiende, por otro lado, más allá de los trabajadores internos y se configura como un punto perfecto para atender visitas.
Si bien no todas las organizaciones están preparadas para incorporar en sus instalaciones un workcafé que incluya todos los elementos de diseño mencionados, para que estos espacios cumplan con su objetivo es conveniente que incorporen cinco áreas clave.
En primer lugar, es imprescindible que exista un punto de socialización, donde se fomenten las relaciones sociales y surja el intercambio espontáneo de ideas. Junto a ello, debe incluir una zona común para reuniones, un sistema de espacios que faciliten la colaboración, tanto de manera planificada, como imprevista. Lo que podríamos llamar campamento nómada sería un lugar especialmente dirigido a la comunidad de trabajadores móviles donde aprender y compartir información entre ellos. El centro de recursos sería un entorno que ofrece servicios de trabajo y asistencia personalizada, mientras que, finalmente, es indispensable la zona de restauración.
No cabe duda que el diseño de los espacios de trabajo ha evolucionado en los últimos años hacia modelos más abiertos, colaborativos, que fomenten la concentración y también la desconexión, que garanticen el acceso a la tecnología y que favorezcan la innovación.
Se está produciendo en todo el mundo un renacimiento de la oficina. Son muchas las compañías que se han dado cuenta de que sus espacios físicos son una inversión que pueden aprovechar para implementar estrategias, crear cultura e impulsar con eficacia un mayor nivel de compromiso. De hecho, las organizaciones que ofrecen un amplio rango de espacios tienden a tener más trabajadores comprometidos y productivos.
Las organizaciones líderes saben que los problemas complejos requieren nuevas ideas que desafíen el pensamiento convencional. Éstas son aquellas que se encuentran además en disposición de atraer talento, involucrar y retener a los mejores trabajadores, desarrollar con éxito sus procesos de negocio e incrementar sus resultados.
